Política de tratamiento de datos personales

Esta política describe cómo NEFROSALUD S.A.S. recoge, usa, almacena, circula y suprime los datos personales de afiliados, beneficiarios y visitantes del programa Club Pediátrico 5+, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.

1. Responsable del tratamiento

Razón social	NEFROSALUD S.A.S.
NIT	830.512.007-1
Domicilio	Carrera 53 # 135-49, Barranquilla, Atlántico
Correo para datos personales	redpediatrica5@gmail.com
Teléfono	321 305 8368

2. A quién aplica

Aplica a los datos personales de:

• Titulares de la membresía y personas interesadas en afiliarse.
• Beneficiarios registrados, que son menores de edad.
• Visitantes del sitio web que usan el formulario de contacto o el chat.
• Profesionales de la salud y personal vinculado, en lo pertinente.

3. Qué datos tratamos

Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, ciudad de residencia y parentesco o vínculo declarado con los beneficiarios.

Datos de la membresía: fecha de activación, vigencia, beneficiarios registrados, historial de solicitudes y pagos de la membresía.

Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, páginas visitadas y fecha de la visita, según se detalla en la política de privacidad del sitio.

Datos sensibles: la información clínica que se genera durante la atención es tratada por el prestador de servicios de salud correspondiente, dentro de la historia clínica, conforme a las normas que la rigen. Este sitio web y los canales administrativos del programa no están destinados a recibir información clínica.

4. Datos sensibles y datos de menores de edad

La Ley 1581 de 2012 define como sensibles los datos relacionados con la salud y establece condiciones especiales para su tratamiento. Su recolección requiere la autorización explícita del titular y ninguna persona está obligada a entregarlos.

Respecto de los niños, niñas y adolescentes, el artículo 7 de la misma ley y la Sentencia C-748 de 2011 exigen que su tratamiento:

• Responda al interés superior del menor.
• Asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Cuente con la autorización del representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez.

Por eso, el registro de un beneficiario menor de edad requiere la autorización de quien ejerce la patria potestad o su representación legal. Cuando el beneficiario no sea hijo del titular de la membresía, esa autorización debe acreditarse de forma expresa.

5. Para qué usamos los datos

1. Gestionar la afiliación, el registro de beneficiarios y la vigencia de la membresía.
2. Verificar la identidad del titular y de los beneficiarios, y validar que la afiliación está activa.
3. Coordinar y confirmar la programación de citas con los prestadores vinculados.
4. Atender consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos.
5. Facturar y gestionar el recaudo de la membresía.
6. Informar cambios en tarifas, condiciones, servicios o en esta política.
7. Cumplir obligaciones legales, contables y de reporte a autoridades competentes.
8. Realizar análisis estadísticos agregados para mejorar el programa, sin identificar personas.
9. Enviar información comercial sobre el programa, únicamente cuando el titular lo haya autorizado, con opción de retirar esa autorización en cualquier momento.

No usamos los datos para finalidades distintas de las aquí descritas, no los vendemos y no los entregamos a terceros con fines comerciales ajenos al programa.

6. Autorización del titular

La autorización se obtiene antes del tratamiento y puede constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas, como marcar la casilla de aceptación del formulario web o solicitar la afiliación por los canales del programa.

Conservamos prueba de la autorización otorgada y el titular puede solicitar copia de ella en cualquier momento.

7. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Los derechos de los menores de edad son ejercidos por quien acredite su representación legal.

8. Deberes del responsable

NEFROSALUD S.A.S. se obliga a garantizar al titular el ejercicio de sus derechos, conservar prueba de la autorización, informar el uso dado a los datos, tramitar consultas y reclamos en los plazos de ley, adoptar medidas de seguridad, mantener la información bajo las condiciones necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado, e informar a la autoridad las violaciones a los códigos de seguridad.

9. Cómo ejercer los derechos

Canal: redpediatrica5@gmail.com

La solicitud debe indicar el nombre del titular, un dato de contacto, la descripción concreta de lo que solicita y, cuando se actúe en representación de un menor o de un tercero, el documento que acredite esa representación.

Tipo de solicitud	Plazo de respuesta
Consulta (conocer los datos, su uso o la autorización)	10 días hábiles, prorrogables por 5 más
Reclamo (corregir, actualizar, suprimir o revocar)	15 días hábiles, prorrogables por 8 más

Si no es posible atender la solicitud dentro del plazo, informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá.

Cuando un reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo complete. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá desistido.

Requisito de procedibilidad: para presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe haber agotado primero el trámite de consulta o reclamo ante nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

10. Encargados y terceros

Para operar el programa trabajamos con proveedores tecnológicos y con prestadores de servicios de salud:

• Encargados del tratamiento (alojamiento web, plataformas de mensajería y automatización, herramientas de atención): tratan los datos únicamente siguiendo nuestras instrucciones.
• Prestadores de servicios de salud vinculados: actúan como responsables independientes respecto de la información clínica que generan, dentro de su propia habilitación.

11. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores procesan información fuera de Colombia, incluyendo países que la Superintendencia de Industria y Comercio no ha declarado con nivel adecuado de protección.

En particular, las respuestas automáticas del chat del sitio web son generadas por un proveedor de inteligencia artificial ubicado fuera de Colombia, por lo que el texto de la conversación se transmite a ese proveedor. Al utilizar el chat, el titular autoriza de forma expresa esa transmisión; quien prefiera no hacerlo puede comunicarse por WhatsApp o por correo electrónico.

Este canal no está destinado a recibir información clínica.

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento: conexiones cifradas, control de acceso al personal autorizado y respaldo de la información.

13. Conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. La información clínica se conserva en la historia clínica del prestador correspondiente, por los términos que fija la normativa de archivo clínico.

14. Vigencia

Esta política rige desde su publicación. Las bases de datos del programa se mantendrán vigentes mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas.

Cualquier modificación se publicará en este sitio y, cuando el cambio sea sustancial, se comunicará a los titulares por los canales registrados.